Koninklijke Ahrend presenteert: Perspectief op Nieuwe Werkre

Koninklijke Ahrend presenteert: Perspectief op Nieuwe Werkrealiteit

intsite | Koninklijke Ahrend presenteert: Perspectief op Nieuwe Werkrealiteit
  •   07 mei 2020
  • Niels Rouvrois

© Ahrend

Hoe kan je anderhalve meter afstand op kantoor realiseren? Hoe zorg je dat medewerkers de nieuwe richtlijnen op kantoor (blijven) volgen? Welke functies vervult het kantoor in de nieuwe werkrealiteit? Hoe kunnen we effectief (blijven) thuiswerken? Deze uitdagingen staan op dit moment hoog op de agenda bij veel bedrijven en instellingen. En de tot voor kort gangbare manier van werken op kantoren gaat er in de toekomst voorgoed anders uitzien. Toonaangevend kantoorinrichter Koninklijke Ahrend deed onderzoek.

"Uit onderzoek bij onze klanten blijkt dat 81% van de respondenten verwachten dat de werkomgeving er blijvend anders zal uitzien", klinkt het bij Ahrend. Na het hervatten van werken op kantoor zijn naar verwachting de drie grootste uitdagingen in de werkomgeving:

- Het voorkomen van besmettingen door 1,5m afstand
- Realiseren van een evenredige veilige verdeling van mensen binnen de werkomgeving
- Realiseren van gedragsverandering op het gebied van routing en hygiëne

Bovendien verwacht 84 % van de respondenten dat op de lange termijn werknemers vaker thuis gaan werken, meetings vaker via beeldbellen plaatsvinden, er in gesplitste groepen wordt gewerkt en dat er nieuwe gedragsregels gelden. Persoonlijke ruimte, veiligheid en hygiëne voegen een volledig nieuwe dimensie toe aan de nieuwe werkrealiteit. Ahrend: "Actueel zien we dat de focus nog vooral gericht is op aanpassingen in de  werkomgeving ter voorbereiding op een beperkte terugkeer van werknemers naar kantoor. Tevens neemt de vraag naar een gezonde thuiswerkplek toe."

Komende maanden

De komende maanden, waarin er nog geen werkend vaccin is, zullen gekenmerkt worden door een capaciteitsuitdaging in het openbaar vervoer en in de kantoren, waardoor gedeeltelijke thuiswerken noodzakelijk blijft. Deze periode vraagt om een intelligente verdeling van werk tussen kantoor en thuis en blijvende veiligheidsmaatregelen om verspreiding van het virus te voorkomen. Op deze manier kunnen we (straks) veilig weer naar kantoor zonder het openbaar vervoer of het kantoor onnodige over te belasten.

Lange termijn

Op lange termijn ontstaat een nieuwe werkrealiteit, waarin frequent thuiswerken niet meer weg te denken is en de trend zich zal voortzetten dat het kantoor een sociaal trekpleister en spil in de bedrijfscultuur wordt, waar medewerkers graag heen gaan om samen te komen, te ontmoeten, overleggen, vergaderen of bijvoorbeeld voor een training. Geconcentreerd werken zal dan gedeeltelijk ook van thuis plaatsvinden terwijl het zakenreizen gedeeltelijk wordt vervangen door videobellen vanuit kantoor.

4 trends

1. Kantoor als sociale trekpleister

De ingezette trend dat een kantoor een sociale trekpleister en spil van de bedrijfscultuur is waar medewerkers graag heen gaan om te vergaderen, elkaar te ontmoeten, samen te werken en gecoacht en getraind te worden zet zich sterker door. Dit vraagt slim prioriteren (wie doet wat, waar – op kantoor of thuis -  en wanneer). Innovatieve vloerindelingen op basis van herdefinitie van functie en gebruik kunnen de capaciteitsbehoefte binnen de restricties die gelden opvangen. Hierin kunnen ook ondersteunende oplossingen zoals informatiesystemen, apps en bewegwijzering een rol spelen.

2. Persoonlijke ruimte 

Persoonlijke ruimte, veiligheid en hygiëne zullen een blijvende invloed hebben op de lay-out van kantoren. Open kantoortuinen met hoge dichtheid van mensen zullen worden aangepast om de kans op virusverspreiding in de toekomst te vermijden. Dit leidt tot zeer waarschijnlijk tot meer (vaste) ruimte voor medewerkers, meer afscheiding en nieuw materiaalgebruik. Echter dit mag de sociale functie van het kantoor niet in de weg staan. Uitganspunten voor een herindeling zijn het zo effectief mogelijk gebruik maken van het beschikbare aantal m² en het waar mogelijk gebruik maken van de bestaande inrichting. Op de korte termijn kan het back-to-back of in afgesloten ruimtes werken net als separatie met (transparante) schermen tussen werkplekken een goede oplossing zijn. Voor de (middel)lange termijn is een nieuw flexibel herinrichtingplan waardevol. Zo kunnen de werkvloer en vergaderruimtes zich snel aanpassen aan nieuwe situaties.

3. Meer thuiswerken

De thuiswerkplek maakt integraal onderdeel uit van de nieuwe werkomgeving en krijgt daarmee ook een andere status dan voorheen. Vooral geconcentreerd werk zal vaker thuis plaatsvinden. Daarom zal de thuiswerkomgeving verder geprofessionaliseerd worden en meer aandacht krijgen van werkgevers en sociale partners. Want voor gezond thuiswerken gelden dezelfde regels als op kantoor: een goed instelbaar bureau met minimale afmetingen van 140 x 80 cm, bekabeling veilig weggewerkt en een ergonomische bureaustoel die voldoet aan de Europese regelgeving.

4. Minder reizen, meer videobellen

Zakelijk reizen vindt op langere termijn vaker virtueel vanuit kantoor plaats, ondersteund door de implementatie van geïsoleerde werkruimtes en -lounges met businessclass faciliteiten en technische oplossingen als Teams en Zoom. Deze zogenaamde ‘nieuwe businessclass’ biedt enerzijds privacy en geeft anderzijds geen geluidsoverlast aan de rest van de kantooromgeving.

Oplossingen

Deze en andere bevindingen hebben als uitgangspunt gediend voor een uitwerking van een aantal concrete oplossingsrichtingen. De oplossingen beperken zich niet tot meubelen, maar richten zich ook op materialengebruik, technologie, layout planning en gedrag. Klik hier voor een overzicht.